要組織一場(chǎng)成功的研討會(huì)或是培訓(xùn)會(huì)，往往需要提前幾個(gè)月就開(kāi)始細(xì)致的規(guī)劃和準(zhǔn)備。大多數(shù)情況下，研討會(huì)看起來(lái)就像是一個(gè)按照日程將所有的環(huán)節(jié)都連接起來(lái)的齒輪那樣平滑的運(yùn)行。盡管如此，但其實(shí)在實(shí)際操作中，為了營(yíng)造一個(gè)良好的會(huì)議氛圍，并與會(huì)者提供一個(gè)良好的會(huì)議體驗(yàn)， 還是有許多看不見(jiàn)的額外工作需要完成。

1. 確立會(huì)議的主題

每一個(gè)會(huì)議都首先需要一個(gè)主題和目標(biāo)來(lái)驅(qū)動(dòng)整個(gè)會(huì)議的籌備，定位自己的聽(tīng)眾或是參與者，以及邀請(qǐng)嘉賓和進(jìn)行市場(chǎng)推廣。舉例來(lái)說(shuō)，如果你要舉行一個(gè)商業(yè)會(huì)議，比如某個(gè)特定行業(yè)的國(guó)際會(huì)議，可能就會(huì)有這個(gè)行業(yè)的龍頭企業(yè)或者是想要成為龍頭的企業(yè)對(duì)你的會(huì)議產(chǎn)生興趣，它們可能會(huì)想要通過(guò)贊助你的會(huì)議來(lái)在會(huì)議期間對(duì)它們的產(chǎn)品進(jìn)行宣傳。

除此之外，研討會(huì)的主題同樣決定了你的會(huì)議的市場(chǎng)推廣渠道，你的市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)需要會(huì)議的主題來(lái)確定它們的目標(biāo)營(yíng)銷人群，以及哪些公司才是你們的潛在贊助商。

    2. 選擇場(chǎng)地

場(chǎng)地的選擇主要取決于你的會(huì)議規(guī)模，你需要考慮參與者的數(shù)量，以及有可能出席會(huì)議的來(lái)賓的身份（是否有政要或者明星等等），另外你還需要考慮是否有廠商需要一塊額外的展示空間展示它們的產(chǎn)品。

如果你的會(huì)議會(huì)有一些VIP參與，那么場(chǎng)地的位置和設(shè)施同樣也很重要，最好找一些比較有名的場(chǎng)地，確保設(shè)施和服務(wù)都不會(huì)有問(wèn)題。另外，在做決定之前，最好能夠多找?guī)讉€(gè)場(chǎng)地，并親自檢查下它們的位置，服務(wù)，環(huán)境以及價(jià)錢(qián)，比較之后再做決定。

3. 市場(chǎng)營(yíng)銷

研討會(huì)的市場(chǎng)營(yíng)銷算是所有活動(dòng)組織環(huán)節(jié)中最關(guān)鍵也是最具挑戰(zhàn)性的環(huán)節(jié)了，并且也是衡量一個(gè)會(huì)議是否成功的關(guān)鍵指標(biāo)。因?yàn)槭袌?chǎng)推廣的強(qiáng)度和力度會(huì)直接影響研討會(huì)的參與人數(shù)， 并決定這次活動(dòng)的成功與否，以及組織者的盈虧。這意味著研討會(huì)的定位和營(yíng)銷策略都必須朝著一個(gè)目標(biāo)，那就是吸引盡可能多的與會(huì)者。

大多數(shù)情況下，活動(dòng)組織者都應(yīng)該有一大筆預(yù)算用于活動(dòng)的推廣，比如在報(bào)紙，雜志，電臺(tái)，電視和網(wǎng)絡(luò)上打廣告來(lái)宣傳活動(dòng)，或是向媒體發(fā)公關(guān)稿，來(lái)對(duì)會(huì)議進(jìn)行預(yù)熱，除了這些，還可以考慮在一些人流密集的區(qū)域投放戶外廣告。但是要注意，投放報(bào)紙和雜志廣告時(shí)，要先對(duì)報(bào)紙和雜志的受眾進(jìn)行了解，確保它們和你們的會(huì)議的受眾存在重合，同樣，戶外廣告要設(shè)計(jì)的夠吸引人，讓受眾可以一眼看出參加這個(gè)會(huì)議的好處。

不過(guò)，如果你沒(méi)有足夠的預(yù)算也不要緊，如果你的會(huì)議時(shí)行業(yè)相關(guān)的，那么你可以向相關(guān)的企業(yè)群發(fā)傳真，電話營(yíng)銷也是個(gè)很有效的手段，另外，也可以派一些銷售人員參加一些大的行業(yè)論壇，EMail營(yíng)銷也是個(gè)不錯(cuò)的方法，并且?guī)缀醪恍枰裁闯杀荆绻銈円呀?jīng)有了一個(gè)潛在客戶的數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)然最好，如果沒(méi)有就只能向一些數(shù)據(jù)公司花錢(qián)購(gòu)買(mǎi)了。

還有需要注意的就是可以通過(guò)一些門(mén)票策略來(lái)吸引報(bào)名,比如可以在某個(gè)截止日之前報(bào)名打個(gè)比較大的折扣,或者按報(bào)名人數(shù)給一個(gè)比較大的折扣等等,促使?jié)撛诘膮?huì)者盡早盡快報(bào)名.目前網(wǎng)上已經(jīng)開(kāi)始出現(xiàn)比較專門(mén)的活動(dòng)組織網(wǎng)站提供這類服務(wù),比如搶座網(wǎng)(www.51qiangzuo.com)就是其中的領(lǐng)先者.還有值得一提的是這類網(wǎng)站都有報(bào)名數(shù)據(jù)收集功能,可以幫你收集整理歷次的活動(dòng)報(bào)名數(shù)據(jù),這樣你下次的活動(dòng)就可以有一個(gè)基礎(chǔ)營(yíng)銷數(shù)據(jù)庫(kù)了.

4. 與贊助商合作

邀請(qǐng)一些大牌的贊助商參與活動(dòng)的組織可能幫助會(huì)議更好的啟動(dòng)并削減你的成本，贊助商同樣也會(huì)幫你做一些市場(chǎng)推廣，因?yàn)閷?duì)它們來(lái)說(shuō)，它們也希望它們的產(chǎn)品能夠得到更多的曝光，除此之外，你還可以用展覽空間作為交換讓它們幫你搞定場(chǎng)地。還有一些贊助商需要在會(huì)議期間給所有與會(huì)者一些它們公司的信息，還有一些會(huì)把它們的產(chǎn)品作為禮品派送給與會(huì)者。

5. 聯(lián)絡(luò)嘉賓

如果沒(méi)有人來(lái)，或者沒(méi)有演講者愿意分享它們的知識(shí)，你的研討會(huì)時(shí)不會(huì)成功的，所以邀請(qǐng)一些有名望且有實(shí)力的演講者是非常重要的，他們會(huì)提供給聽(tīng)眾一些他們工作中，或者是行業(yè)的一些新鮮的知識(shí)和信息。事先聯(lián)系一些演講者并與他們溝通他們的演講稿，給他們提出一些改進(jìn)的建議，同時(shí)估計(jì)一個(gè)坑內(nèi)的聽(tīng)眾人數(shù)。詢問(wèn)他們是否有什么特殊的需求，比如需要投影儀，或者是額外的麥克風(fēng)與觀眾進(jìn)行互動(dòng)，并提前準(zhǔn)備好這些東西。

所有活動(dòng)都需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行協(xié)作才能成功舉行，因?yàn)檎呱婕暗浇哟?cè)，客服以及財(cái)務(wù)，絕不是一個(gè)人可以搞定的，團(tuán)隊(duì)成員之間需要彼此了解，并建立某種機(jī)制來(lái)消除可能產(chǎn)生的混亂或者是錯(cuò)誤。為了確保活動(dòng)的順利實(shí)施，每個(gè)人都應(yīng)該熟悉他們各自的角色，這可以通過(guò)準(zhǔn)備一個(gè)包含各個(gè)角色的職責(zé)的詳細(xì)的日程表來(lái)解決，比較理想的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該控制整個(gè)團(tuán)隊(duì)并確保所有人都在做他們應(yīng)該做的，除此之外，一個(gè)項(xiàng)目管理者也需要授權(quán)其它門(mén)去處理一些諸如會(huì)場(chǎng)管理，贊助商和會(huì)議展示的工作，而不必事實(shí)都親力親為。

6. 會(huì)議日 – 準(zhǔn)備，簽到，接待，反饋

所有的研討會(huì)，基本上80%的工作都在計(jì)劃和準(zhǔn)備階段，相比而言，會(huì)議當(dāng)天的幾個(gè)小時(shí)或者幾天要輕松的多，在會(huì)議開(kāi)始前一天，你需要提前探查場(chǎng)地以確保一切都已安排就緒，包括麥克風(fēng)，投影儀，視音頻系統(tǒng)，都必須在你的檢查清單中。同樣，你還需要準(zhǔn)備一個(gè)打包清單以確保所有需要的東西都已經(jīng)在會(huì)議前運(yùn)到了場(chǎng)地，會(huì)議相關(guān)的人員也應(yīng)該有一個(gè)分工列表，水負(fù)責(zé)座位不知，誰(shuí)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)裝飾，海報(bào)張貼等等。

在會(huì)議當(dāng)天，所有工作人員必須提前至少1個(gè)半小時(shí)到場(chǎng)，并且必須準(zhǔn)備提前準(zhǔn)備好接待聽(tīng)眾入場(chǎng)，同時(shí)必須在門(mén)口安排人員以確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人才可進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。姓名貼紙，小禮物以及會(huì)議日常等等也需要提前準(zhǔn)備好，然后由迎賓講聽(tīng)眾帶到他們制定的座位上。

工作人員還應(yīng)該在會(huì)議期間為聽(tīng)眾提供必要的幫助，最后，應(yīng)該有人負(fù)責(zé)派發(fā)反饋表并進(jìn)行收集，以對(duì)后續(xù)的會(huì)議的改進(jìn)收集參考。